Judul Buku : Manajemen Proyek,
Konsep, dan Implementasi
Penulis
: Budi Santosa
Penerbit
: Graha Ilmu
Tahun Terbit
: 2009
Tebal
: 252 Hal
978-979-756-441-4
Konsep dan
Implementasi
Tulisan ini berisi hasil review
saya terhadap buku “Manajemen Proyek: Konsep & Implementasi, 2009, yang
ditulis oleh Budi Santosa”. Budi Santosa adalah seorang dosen di Teknik
Industri, Institut Teknlogi Sepuluh Nopember. Beliau menyelesaikan S1 Teknik
Industri di ITB pada tahun 1992 dan mendapatkan gelar Master of Science dari
School of Industrial Engineering, University of Oklahoma tahun 1999 di bidang
optimization. Beliau melanjutkan PhD pada sekolah yang sama, dan mendapatkan
gelar PhD pada tahun 2005 di bidang optimization and data mining. Tujuan review
ini adalah untuk siklus hidup proyek; organisasi proyek; dan tim proyek.
1. Siklus Hidup Proyek
Pada sebuah
proyek secara umum, sebuah metode yang digunakan untuk menggambarkan bagaimana
sebuah proyek direncanakan sampai tujuan proyek terlaksanakan. Pada manajemen
proyek proyek pasti akan berkembang dan memiliki tahapan tahapan tertentu pada
perkembangan nya. Dan ada 6 tahapan siklus hidup proyek yang diberikan sebagai
berikut :
a. Riset
dan Pengembangan (R&D)
Dimana pada
tahap ini sebuah produk yang akan dipasarkan, terlebih dahulu menentukan model
dan desain pembuatan produk.
b. Pengenalan Pasar.
Dimana pada
tahap ini produk siap dipasarkan, dan kita dapat melihat bagaimana tanggapan
masyarakat terhadap produk yang kita pasarkan.
c. Tumbuh
Dimana adanya
peningkatan terhadap minat masyarakat tentang produk yang dipasarkan.
d. Matang
Dimana pada
tahap ini pemasaran produk sudah mencapai batas maksimal maka dari itu
perusahaan tinggal menjaga batas pemasaran produk ini agar dapat berlangsung
lama, karena sudah tidak bisa penambahan produk tersebut.
e. Penurunan
Tahap dimana
masa pemasaran sebuah produk menurun.
f. Mati
Yaitu, dimana
sebuah pemasaran produk mencapai tahapan akhir, karena tidak adalagi minat
masyarakat terhadap produk tersebut dan produk tersebut sudah tidak dipasarkan
kembali.
Secara grafis tahap-tahap proyek
dibagi menjadi 4 tahapan proyek, sebagai berikut :
a. Tahap
Konsepsi
Tahap ini secara umum dibagi menjadi dua, yaitu inisiasi proyek dan
kelayakan. Inisiasi proyek bermaksud sebagai titik awal dimana ide proyek
lahir. Lahirnya ide proyek dikarenakan oleh penemuan masalah atau kesempatan
atau kebutuhan user. Kelayakan proyek adalah proses investigasi dari masalah
dan mengembangkan solusinya secara detail. Terdapat beberapa perspektif dalam
tahap kelayakan, yaitu : apa yang diperlukan, kapan dilakukan, dan pihak mana
yang terlibat. Dalam tahap ini, user bisa saja ingin mengetahui apakah idenya
layak atau user memilih kontraktor/konsultan untuk melakukan studi kelayakan
secara detail. Pada tahap konsepsi, permintaan proposal akan dikirimkan kepada
pihak-pihak yang masuk dalam daftar peserta lelang. Dalam proposal proyek,
terdapat pokok-pokok yang perlu diperhatikan, yakni : surat pengantar; ringkasan
eksekutif; bagian teknis; manfaat/keuntungan yang akan diperoleh; jadwal;
bagian keuangan; bagian legal; dan kualifikasi manajemen. Proposal yang
diberikan, akan dievaluasi oleh user tertutama syarat administrasi, yaitu :
aspek hukum, bidang pekerjaan, dan aspek finansial.
b. Tahap
Perencanaan
Pada tahap ini dirincikan rencana proyek secara detail. Isi rencana
proyek yaitu : jadwal pekerjaan; anggaran dan sistem pengendalian biaya; Work
Breakdown Structure secara rinci; Bagian-bagian yang berisiko tinggi dan cukup
sulit, serta pengatasan kemungkinan yang akan muncul; rencana sumber daya
manusia dan lainnya; rencana pengujian hasil proyek; rencana dokumentasi;
rencana peninjauan pekerjaan; dan rencana pelaksanaan hasil proyek. Pembuatan
rencana dilakukan oleh tim proyek yang di berada di bawah koordinasi dan
pengawasan seorang manajer proyek.
c. Tahap
Eksekusi
Tahap eksesuksi merupakan tahap dimana campur tangan user sudah sangat
kecil dan keputusan berada pada pelaksana proyek. Tahap ini memiki beberapa
tahapan, diantaranya : desain; pengadaan; produksi; dan implementasi.
d. Tahap
Operasi
Tahap operasi merupakan tahap dimana hasil proyek sudah diberikan kepada
user dan proyek dianggap selesai. User mulai mengoperasikan hasil proyek tersebut,
dan kontraktor bisa saja masih terlibat dalam hal evaluasi dan pemeliharaan
produk tersebut.
2. Organisasi Proyek
Pada
Pembahasan kali ini tentang Organisasi Proyek, dimana sebuah organisasi yang
berkembang pada suatu bidang tertentu, yang didalam sebuah struktur organisasi
tingkat kondisi dan perkembangan dapat berubah-ubah sesuai kondisi lingkungan.
Dalam struktur organisasi adapula dasar penyusunannya seperti yang dibawah ini
:
- Berdasarkan Produk
- Berdasarkan Lokasi
- Berdasarkan Proses
- Berdasarkan Pelanggan
- Berdasarkan Fungsi
a. Proyek
sebagai bagian dari Organisasi Fungsional
Adapula fungsi
dari bagian organisasi proyek yaitu, dimana gunanya sebagai alternatif untuk
proyek tersebut. Fungsi-fungsi organisasi membagi proyek berdasarkan
departemennya, agar lebih mudah ditentukan. Dalam fungsional pada organisasi,
kita dapat mengethui beberapa hal guna fungsi proyek tersebut, yaitu :
- Fungsi Pemasaran
- Fungsi Personalia
- Fungsi Produksi
- Fungsi Keuangan
Kelebihan dari Organisasi
Fungsional :
- Adanya fleksibilitas yang tinggi dalam penggunaan staf/karyawan.
- Orang-orang dengan keahlian tertentu bisa ditugaskan di banyak proyek yang berbeda.
- Orang-orang dengan keahlian yang berbeda dapat dikelompokkan dalam satu grup untuk membagikan pengetahuan dan pengalaman yang mereka punya dalam menyelesaikan sebuah masalah.
- Divisi fungsional bisa menjadi pokok kelangsungan teknologi bila ada seseorang yang keluar dari proyek atau sebuah organisasi.
- Divisi fungsional mempunyai jalur-jalur karir kedepan yang baik bagi mereka yang mempunyai keahlian tertentu.
Kelemahan dari Organisasi
Fungsional :
- Klien tidak menjadi perhatian utama dari aktivitas yang dilakukan orang-orang yang terlibat proyek.
- Divisi fungsional cenderung berorientasi pada aktivitas- aktivitas khusus yang sesuai dengan fungsinya.
- Dalam proyek yang diorganisasi secara fungsional ini tidak ada individu yang diberi tanggung jawab penuh untuk mengurus proyek.
b. Organisasi
Proyek Murni
Suatu organisasi proyek murni yang artinya
suatu proyek terpisah dari organisasi induk. Proyek ini, melakukan engembangan
diluar dari sub kontraktor atau supplier itu tidak bisa dikendalikan dalam
organisasi.
C. Organisasi
Matriks
Organisasi
matrik dimana organisasi ini dikembangkan guna mengurangkan
kekurangan-kekurangan terhadap organisasi sebelumnya. Organisasi matriks ini
sebagai jalan tengah diantar organisasi fungsional dan murni. Dalam organisasi
ini, perlunya memodifikasi ulang terhadap struktur sebelumnya. Proyeks matriks ini biasanya diterapkan pada
proyek-proyek berskala menengah yang bersifat komplesitas yang sedang dan
tinggi.
3. Tim Proyek
Tim proyek adalah
semua personil yang tergabung dalam organisasi pengelola proyek. Ada personil
fungsional dari organisasi induk, ada juga persional yang menjadi inti dari
tim. Tim inti hanya bertanggung jawab kepada manajer proyek, deangkan personil
fungsional melapor kepada kedua atas, yaitu manajer fungsional dan manajer
proyek. Tim inti sering disebut dengan project office.
a. Manajer Proyek
Manajer proyek
bertugas untuk melakukan tugas yang berbeda untuk mencapai tujuan tertentu.
Sebagai orang utama dalam manajemen proyek, ia mengintegrasikan apa saja dan
siapa saja untuk mencapai performansi yang ditargetkan. Manajer proyek juga
seorang komunikator.
b. Kompetensi dan Orientasi Manajer Proyek
Tingkat
pentingnya kemampuan manajerial dan kemampuanteknik yang bergantung pada jenis
proyek. Kemampuan teknis proyek harus kompleks untuk pengembangan produk pada
proyek, dengan kemampuan manajerial yang lebih menonjol.
c. Anggota Tim Proyek
Beberapa
anggota tim proyek dalam pengelolaan proyek sebagai berikut :
- Project Accountant
Adalah
seorang yang membantu pekerjaan akuntansi dan finansial kepada manajer proyek.
- Customer Liason
Adalah seorang
perwakilan teknis klien atau user dalam tim proyek.
- Production Cordinator
Adalah
seseorang yang merencanakan, memonitor, dan mengkoordinasikan aspek-aspek
produksi.
- Manajer Lapangan
Adalah
seseorang yang mengawasi pemasangan, pengujian, pemeliharaan dan penyerahan
hasil akhir proyek kepada pelanggan.
- Quality Assurance Supervisor
Adalah
seseorang yang mengatur dan membuat prosedur pemeriksaan untuk memastikan
pemenuhan kualitas sesuai dengan kebutuhan.
DAFTAR PUSTAKA
Budi Santosa, 2009, Manajemen
Proyek : Konsep dan Implementasi, Yogyakarta : Graha Ilmu
